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Per i planner

I PUNTI CHIAVE DELLA PIANIFICAZIONE

Per giungere ad un risultato soddisfacente, le vie da seguire possono essere le più disparate, a seconda di ciò che ci siamo prefissati di compiere.

Non è possibile pensare di lasciare al caso elementi cruciali, nella speranza che i tasselli del puzzle che abbiamo creato nella nostra visione finale rientrino automaticamente in uno schema ideale, ma non possiamo nemmeno credere sia fattibile programmare, controllare ed eseguire un piano che spacchi il secondo!

Ecco, dunque, come Todevento.com ha schematizzato la programmazione di un evento creando dei cluster che classifichino le fasi delle tue attività e che possano aiutarti a razionalizzare le operazioni che dovrai compiere per portare a termine il tuo evento.

I punti chiave della pianifiazione

Iniziamo dunque ad elencare le fasi di organizzazione trasversali ad ogni evento:

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Analisi dello scenario

La prima fase di pianificazione di un evento non è concreta e non è pratica. E’ di analisi, di studio e scomposizione di ogni elemento coinvolto nell’idea, messaggio e obiettivo che vogliamo portare a termine. Sarà poi nostro compito assemblare il piano attribuendo ad ogni task il proprio scopo e traguardo. Nelle fasi di analisi comprendiamo:

IL COMMITTENTE

L’analisi di chi richiede l’evento è la più delicata. Nonostante sia spesso richiesto all’Event Planner di prendere decisioni tecniche e pratiche al posto del committente, questo non sarebbe possibile e soprattutto “di successo” se non entrassimo nel merito di chi ci sta commissionando il lavoro nei suoi usi costumi, gusti e filosofie. Prendiamo, per esempio, in considerazione un tipico scenario standard in cui il Direttore Commerciale e Marketing che ha necessità di coinvolgere la propria Forza Vendite in un Kick Off di inizio anno. Egli necessita di incentivare, caricare e conferire un obiettivo comune a tutto il Team. Decide di non utilizzare le forze interne, bensì di affidarsi ad un Agenzia di Planning che farà tutto al posto suo e incarica la sua Assistente di coordinare e mediare i lavori. L’Event Planner sa che, in prima persona o attraverso il preziosissimo ruolo dell’Assistente o Coordinatrice-tore, dovrà avere tutte le informazioni utili per creare il tema e il format dell’evento. Spesso i valori etici, la missione e la visione dell’Azienda, unitamente al carattere del dirigente aiutano a trovare la via più naturale da seguire per trasferire il giusto messaggio.

IL TARGET

Un messaggio da comunicare prevede un interlocutore. Conoscere a fondo il target del nostro evento ci permetterà di formulare ogni attività nel modo più efficace e costruttivo possibile minimizzando il rischio di insuccesso. Questo è possibile ponendo le domande giuste al committente, se possibile incontrando i piloti del progetto oppure studiando ciò che è stato proposto in passato e analizzandone i risultati.

TIPO DI EVENTO

Assegnare nel nostro piano di gestione del progetto una categoria a seconda della tipologia di evento richiesto: aziendale, formativo, celebrativo, privato e tenerla sempre a mente in ogni fase di organizzazione. Questo, nonostante sembri banale, ci permetterà di non andare fuori tema e rimanere sempre pertinente evitando scontenti o gaffe a cui non avevamo pensato.

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Pianificazione economica

IL BUDGET

Un altro pezzetto del puzzle finale che permette all’Event Planner di passare alla fase successiva, di pianificazione economica, è appunto il budget. Ricevendo infatti la disponibilità di spesa del committente possiamo fornire all’algoritmo del nostro emisfero creativo le informazioni utili per prendere in considerazione determinati servizi, location ed attività!

Qualora il budget non fosse disponibile dal committente, ma fosse necessario reperirlo attraverso un piano di sponsorizzazione, totale o parziale, questo è il momento di metterlo in pratica e stabilire con precisione analitica e strategia di marketing quali siano le proposte che offriremo ai nostri sponsor in fase di vendita delle forme di sponsorizzazione!

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Ideazione del concept

PROPOSTE

Una volta ottenute tutte le informazioni ed analizzato lo scenario iniziale… è ora di creare! Questa fase di ideazione equivale ad una mappatura che disegna il carattere del progetto e permette alle idee di prendere forma. Come un architetto, l’Event Planner è chiamato ad aprire il suo grande foglio di programmazione grafica immaginario ed abbozzare delle proposte (consigliabile non siano più di tre) che il committente potrà visualizzare e scegliere prima di dare inizio alla fase operativa!

IL TEMA

Inglobare nel concept (o tema dell’evento) gli obiettivi e il messaggio, permette di creare un filo logico che fa sentire “al sicuro” i partecipanti da confusione e malintesi e aiuta a non perdere di vista la visione comune. Tornando all’esempio iniziale di un Kick Off Meeting sarà fondamentale improntare le attività pratiche, la realizzazione dei gadget, le personalizzazioni e le parole chiave dei messaggi su concetti come crescita, innovazione, collaborazione, gioco sinergico e qualità dei prodotti e servizi offerti in portafoglio o in arrivo ! Un esempio che permette di rimarcare tutti questi concetti potrebbe essere la dimostrazione di un Chef di cucina molecolare a cui segue un’attività in cui i partecipanti mettono in pratica quanto hanno visto.

CONTENUTI E AGENDA

La redazione dei contenuti e della scaletta dell’evento rientra spesso in una fase organizzativa successiva a quella di ideazione del concept. Questo perché solitamente sono di responsabilità dei committenti o dei players principali. Avere però quante più informazioni relative alle presentazioni e all’ordine delle attività da pianificare permette una miglior esecuzione quando si da inizio alla fase operativa.

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Prenotazione dei servizi

3…2…1… Operatività… GO!

Una volta analizzato lo scenario, reperite le informazioni di budget, ricevute le approvazioni relative al tema e scelta la proposta iniziale eccoci arrivati alla fase clue. L’operativo. Con Todevento.com avrai modo ci entrare nel merito delle diverse peculiarità a seconda dell’evento da realizzare.. Seguici!

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Attuazione dell’evento

Sono passati mesi (o forse solo settimane) da quando hai iniziato a lavorare all’evento.. ed ecco giunta la data! Tutto dovrà essere perfetto. Hanno tutti enormi aspettative e solo tu sai che, le tue sul tuo lavoro, superano quelle dei tuoi clienti. E allora questa è la fase più divertente, stressante ed elettrizzante di tutte! DIAMO INIZIO ALLE DANZE! Scarpe comode, abito sobrio, che abbia stile, ma non catturi l’attenzione e sguardo sicuro. Calma esteriore e turbina mentale attivata all’interno del tuo cervello. Sei in modalità ON e nessuno potrà fermarti. Tu e il tuo auricolare senza fili varcate la soglia dell’area riservata e inizia così lo screening totale di TUTTO.

I briefing ad ogni fornitore, membro del tuo team e partner esterno sono stati fatti. E’ ora di fare l’ultimo in loco e ricapitolare i punti fondamentali! Ognuno di loro avrà in mano la sua scaletta e tutti sapranno cosa fare.

Un ultimo controllo sull’arrivo della merce ordinata e sul suo corretto posizionamento prenderà un’altra fetta della tua “site inspection” preliminare all’inizio dell’evento.

Ecco arrivare i partecipanti e dirigersi al welcome desk che hai istituito con attenzione e cura ai dettagli.

Anche il piano B è pronto per essere messo in pratica qualora l’inconveniente che avevi calcolato come possibilità dovesse accadere!

Ogni occasione è a sé, ma insieme a Todevento.com avrai modo di ricapitolare le tue attività nelle checklist personalizzate che metteremo a disposizione… Seguici!

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Valutazione dei risultati

Uno tra gli investimenti più difficili da misurare è quello degli eventi. L’evento è, a tutti gli effetti, uno strumento di marketing e comunicazione dal vivo; esso permette di raggiungere quanti più clienti o potenziali leads e comunicare loro quanto desideriamo trasferire in modo potente e tangibile. Non è, però, spesso facile analizzare i risultati e il ritorno di investimento in modo veloce trasformando i dati emersi in numeri, questo lo sappiamo bene. Ma alcuni strumenti sono di fondamentale importanza e, relativamente semplici da portare avanti: I QUESTIONARI DI GRADIMENTO!

E’ sempre consigliabile raccogliere il feedback dei propri ospiti ed analizzarne i risultati sia in relazione al messaggio e agli obiettivi, sia in relazione agli importi spesi.

Molta importanza hanno anche i comportamenti successivi di coloro che sono stati individuati come Key Opinion Leaders, chiamati tali proprio perché in loro è stata individuata la speranza che trasferiscano i tuoi valori e la qualità dei tuoi prodotti e servizi anche ad altri clienti e consumatori.

Una volta fatto l’ultimo investimento, quello di tempo e analisi delle statistiche finali, è importantissimo condividere i risultati con il tuo committente, i tuoi partner e il tuo team. Questo ti aiuterà a misurare le performance e ad individuare punti di forza e di miglioramento individuali e nel gioco di squadra!

L’estremo è anche ragionevolezza, studio, calcolo, programmazione, pianificazione delle proprie forze e capacità in vista del risultato che si intende conseguire.
Patrick De Gayardon

 

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