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Uno staff efficiente

Un Event Planner sa bene che per realizzare un evento degno di essere ricordato, e di essere citato come esempio di eccellenza, bisogna impegnarsi con passione e sacrificio per ottenere il massimo dei risultati attraverso un’azione combinata di preparazione,  intuito e piena consapevolezza del proprio ruolo, a debita distanza dalla tentazione allettante, ma deleteria, dell’improvvisazione.

Organizzare un evento di successo non è certamente un gioco da ragazzi, non si tratta  soltanto di prenotare una sala, programmare gli interventi e scegliere il menu della cena di gala o della pausa-pranzo, ma di trasformare un progetto in un evento  destinato a diventare una cassa di risonanza per il futuro, un efficacissimo biglietto di presentazione di un’azienda.

Le parole-chiave del successo

Il segreto del successo si ritrova essenzialmente in pochi ma ineludibili concetti-chiave: sinergia, convergenza di interessi, capacità di lavorare in team e adozione di strategie comunicative chiare e condivise.

La sinergia prevede una combinazione armonica delle diverse abilità dei componenti di un team, coordinati dall’esperienza dell’event planner, figura di punta che può raggiungere pienamente gli obiettivi che si è prefisso solo quando c’è completa convergenza di interessi con lo staff.

Flessibilità e adattabilità

Il team deve avere le caratteristiche della flessibilità e dell’adattabilità, infatti è possibile che in determinati frangenti, soprattutto in occasione di eventi che non prevedano la partecipazione di grossi numeri, a un unico componente siano demandati diversi compiti da svolgere nell’arco dell’intera durata della manifestazione. Bisogna che il gruppo abbia piena coscienza dell’importanza della propria funzione in modo che ognuno rappresenti un punto di riferimento per l’altro, un importante anello di una perfetta e funzionale catena su cui l’event planner deve poter contare in ogni momento e in ogni situazione.

Nel segno del briefing

L’incipit  per eccellenza di tutta quella complessa serie di operazioni che preludono a un evento è il briefing, non semplici istruzioni da tenere a mente, ma un vademecum  dettagliato che indica punto per punto tutte le mosse da compiere per tendere verso la realizzazione dell’evento finale che, se non ci fosse la collaborazione puntuale e completa da parte di tutti, potrebbe trasformarsi in un disastroso flop, una macchia indelebile che comprometterebbe irrimediabilmente l’immagine dell’azienda. Questa è una delle ragioni principali per cui bisogna curare in modo particolare la comunicazione, tutte le indicazioni devono essere fornite in modo da non dare adito ad equivoci e, per far questo, è preferibile trasferire le informazioni diversi giorni prima, operando per piccoli gruppi di lavoro afferenti ad aree di appartenenza, curando, eventualmente, il periodico aggiornamento delle informazioni e assicurandosi che le indicazioni siano state visualizzate, condivise e debitamente acquisite.

Da semplice team a staff d’eccezione

Come trasformare un team in un gruppo di lavoro affidabile e meravigliosamente funzionale? Qual è il vero segreto per creare un durevole equilibrio e stabilire una produttiva empatia tra tutti i membri dello staff? Il segreto è interamente racchiuso in un’efficace strategia di comunicazione che definisca i ruoli e stabilisca le varie fasi di preparazione e realizzazione dell’evento. La mancata comprensione totale o parziale dei messaggi comunicati genera confusione e disorientamento che si traduce in un ritardo sulla tabella di marcia e nel rischio concreto  di deviare dall’obiettivo, qualora  l’impostazione della strategia non venga rispettata.

Bisogna che ci sia molta chiarezza nel definire i compiti, in modo tale che ognuno sappia esattamente come deve muoversi per essere un player calato perfettamente nel suo ruolo, ma, allo stesso tempo, non devono mai mancare lo slancio autentico, la passione e uno spiccato senso del dovere e della responsabilità.

Investire sulla formazione e riconoscere il valore aggiunto della qualità 

Chi gestisce un’azienda sa benissimo quanto sia importante investire su questo aspetto per ottenere veramente il massimo, quanti intendono collaborare alla realizzazione di qualcosa di importante devono conoscere ogni aspetto del proprio lavoro e mettere a punto anche soluzioni d’emergenza, nel caso si renda necessario apportare qualche modifica alla programmazione iniziale. Un iter di formazione completo rafforzerà la percezione dell’importanza del  ruolo svolto e fornirà gli strumenti necessari per operare nel modo migliore possibile. Perché ci sia passione e produttività bisogna mettere in conto una retribuzione adeguata e commisurata alle capacità dei componenti, non bisogna lesinare sulla qualità, soprattutto nel corso di eventi che prevedano la presenza di esperti nella conoscenza degli idiomi orientali, capaci anche di interagire amabilmente con partner arabi, cinesi o di altri Stati, in modo tale da stimolare l’interesse e da suscitare ammirazione per la finezza delle arti della diplomazia e della conoscenza delle usanze dei Paesi stranieri. Performance così elevate richiedono un compenso altrettanto elevato, la qualità è un valore aggiunto che implementa i profitti nel tempo e contribuisce a connotare un’azienda in modo positivo in termini di affidabilità e varietà dei servizi erogati.

Con il talento si vincono le partite, ma è con il lavoro di squadra e l’intelligenza che si vincono i campionati.
Michael Jordan

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